לפני שדנים בחובת המעסיק למסור לעובד טופס 161 (או לשאיריו או למי מטעמם) יש להשיב על שאלה מקדימה - באיזה מקרה חלה חובה על המעסיק למלא טופס 161 ? (ראה מענה מפורט בקישור).

במקרים בהם חלה חובה על המעסיק למלא טופס 161, לפי הנחיות רשות המסים - 

"העתק יימסר לעובד, לשאיריו, או למי מטעמם" (מקור: פינה שמאלית עליונה בראש העמוד הראשון לטופס 161 "הישן").

כמו כן, ככלל, העובד נדרש למסור למעסיק או לפקיד השומה טופס 161א (הודעת עובד עקב פרישה מעבודה) חתום על ידו. בדרך זו העובד מעביר את כל ההנחיות למעסיק או לפקיד השומה, באשר לכספי הפיצויים ומענקי הפרישה.

מדוע ככלל ? מאחר והחל מינואר 2017 קיים הסדר מס נוסף חדש (רצף קצבה כברירת מחדל) ובמקרים מסויימים, תחת תנאים מסויימים, חל רצף קצבה "אוטומטי" על כספי הפיצויים בקופות לקצבה (לטוב ולרע) אשר בפועל קיומו אינו מותנה בחתימת העובד על טופס 161א. להרחבה בנושא, להלן קישור למידע נוסף: רצף קצבה אוטומטי - הקלה על העובד או חרב פיפיות ?

העובד, על מנת שיוכל להיוועץ עם פקיד השומה באיזור מגוריו בטרם הוא חותם על טופס 161א, רשאי לקבל מהמעסיק טופס 161 הכולל בתוכו את כל הנתונים בדבר פיצויי הפיטורים ומענקי הפרישה המגיעים לו ואת כל המידע הדרוש לו על מנת לקבל את ההחלטות האופטימליות עבורו: "להבדיל מהמעביד הבקיא בנושא, עשוי העובד הפורש להיתקל בקושי למלא את הטופס והוא יוכל להיעזר במעביד או בנותני האישורים במשרדי השומה". (חוזר מס הכנסה מס' 4/2006) (יש לשים לב כי בהתייחס לחלק מהנחיות החוזר שבנדון על רשות המסים לבצע ריענון לאור הוראות חדשות שעברו בחקיקה, החל מינואר 2017, החלת רצף קצבה על עובד שפרש ולא ביצע בחירה).

(בהקשר זה ראו גם - הנחיית רשות המסים למעסיקים מיום 24/12/2018 - הנחיה מכח סמכות המנהל להגדלת הפטור למענק פרישה על פי סעיף 9(7א)(א) לפקודת מס הכנסה).

  
ואולם, במטרה לחסוך את "כאב הראש" הכרוך בטיפול בסיום עבודה של עובד, מעסיקים רבים במשק מעדיפים להפנות את העובד לסוכן הביטוח / למנהל ההסדר הפנסיוני תוך כדי שהם מונעים מהעובד קבלת טופס 161 חתום על ידי המעסיק עד אשר "יסגור" העובד עם סוכן הביטוח / מנהל ההסדר הפנסיוני, מה הוא רוצה לעשות עם כספי הפיצויים המגיעים לו ויחתום בפני סוכן הביטוח / מנהל ההסדר הפנסיוני על טופס 161א', זאת בניגוד להנחיות מס הכנסה: "למען הסר ספק הטופס (טופס 161א) ימולא על ידי העובד ויוגש למעביד או לפקיד השומה... קופת הגמל אינה נזקקת לטופס 161א' על מנת לבצע את הנחיות המעביד או פקיד השומה". (טופס 161 – הנחיות לחישוב המס על ידי המעסיק - מכתב הנחיות רשות המסים למעסיקים מיום 09/07/2008).

לאור האמור, במשך שנים רבות הצענו לתקן את חוק הגנת השכר כך שלחובת המעסיק לשלם פיצויי פיטורים ביום הפסקת יחסי עובד ומעביד ולחובת המעסיק להודיע לקופת הגמל בכתב תוך 15 יום מהמועד לתשלום פיצויי הפיטורים כי הוא מסכים לתשלומם, תתווסף החובה (באופן ברור בחוק) למסור לעובד טופס 161 תוך התקופה האמורה. 

בהקשר זה, לעניין המועד החוקי לתשלום פיצויי הפיטורים, שחרור הכספים, מסירת טופס 161 - זה המקום להפנות להתייחסות בית הדין הארצי לעבודה מיום 31/03/2020 לעניין המועד החוקי בפועל למסירת טופס 161 לעובד תוך כמה זמן חובה על המעסיק למסור לעובד טופס 161 ? דהיינו יש לשים לב למקרים בהם ברמה העניינית באופן לגיטימי נבצר מהמעסיק מלספק לעובד "באופן מיידי" טופס 161 חתום על ידו.

מתוך דברי ההסבר למילוי טופס 161 "הישן" - הודעת מעביד על פרישה מעבודה של עובד - סעיף 27:

"המעביד רשאי לחשב את סכום המענק הפטור ולשלמו או להורות למשלם אחר לשלמו, רק אם העובד מילא טופס 161א' במלואו, כולל חתימה על ההצהרה. אם העובד לא מילא את הנדרש, או לא חתם על ההצהרה – ינוכה מהמענק מס בהתאם לתקנות בדבר ניכוי במקור ממשכורת אלא אם כן פקיד השומה הורה אחרת. במענק מוות – ימלאו השאירים טופס 161ב'."

המשמעות:

מעסיק לא רשאי להתנות מסירת טופס 161 לעובד בקבלת טופס 161א חתום על ידי העובד כל עוד לא מסר העובד טופס 161א חתום על ידו למעסיק, הוא דוחה בלבד את חישוב הפטור על כספי הפיצויים ומענקי הפרישה על ידי המעסיק במקרים בהם רשאי המעסיק לחשב את הפטור וזאת עד להמצאת אישור פקיד השומה בדבר שיעור ניכוי המס.

מתוך חוזר מס הכנסה מס' 4/2006 - משפטית / שומה - סעיף ב' (2):

"להבדיל מהמעביד הבקיא בנושא, עשוי העובד הפורש להיתקל בקושי למלא את הטופס והוא יוכל להיעזר במעביד או בנותני האישורים במשרדי השומה."

המשמעות:

במידה והעובד מעוניין להיוועץ בפקיד השומה באיזור מגוריו כשהוא מצויד בטופס 161 חתום על ידי המעסיק בטרם הוא חותם על טופס 161א, על המעסיק לאפשר לעובד לממש זכות זו.

מתוך מכתב הנחיות רשות המסים למעסיקים מיום 09/07/2008 - סעיף ב' (4):

"למען הסר ספק הטופס (טופס 161א) ימולא על ידי העובד ויוגש למעביד או לפקיד השומה. קופת הגמל תקבל את אישור המעביד או אישור פקיד השומה, באשר לסכום הפטור לו זכאי העובד ושיעור המס שיש לנכות במקור מהמענקים המשולמים על ידי הקופה. קופת הגמל אינה נזקקת לטופס 161א' על מנת לבצע את הנחיות המעביד או פקיד השומה."

המשמעות:

העובד רשאי למסור לפקיד השומה טופס 161א חתום על ידו לאחר שהתייעץ עימו ולא חלה עליו חובה למסור למעסיק טופס זה על מנת לקבל טופס 161 חתום על ידי המעסיק.

משניתן אישור המעסיק או אישור פקיד השומה אין צורך עוד בהגשת טופס 161א לקופת הגמל, קרן הפנסיה או חברת הביטוח כך שגם סוכן הביטוח לא רשאי לדרוש במקרה זה, טופס 161א חתום על ידי העובד.

ראו העתק מכתב שהועבר למינהל הסדרה ואכיפה במשרד הכלכלה והתעשייה (ולמכותבים נוספים) ביום 17.08.2016 - בקשה לאכיפת חוקי עבודה – בעת עזיבת מקום עבודה או פרישה של עובד.